事務職のアルバイトはこんなところが面白い!応募ポイントも

事務バイトの仕事内容は会社によってもまちまちですが、ここでは比較的会社の業務全体に携わる事務職のアルバイトについてまとめてみました。事務職のアルバイトを希望しているけど、実際にどんな感じで仕事をするのかわかりづらいと感じる人はぜひ読んでみてください。



事務アルバイトの仕事概要

仕事内容

一口に「事務のアルバイト」と言っても、職場によって仕事内容はさまざまですが、基本的な仕事内容は以下のような感じです。基本的には事務所内の庶務・雑用を取りまとめてもらいたいというのが事業主側の意向であることが多いです。

・電話応対
・来客対応(お茶出し)
・資料作成、コピー
・備品管理 【電話応対】
事務のアルバイトの場合は、自分宛にかかってくることが少ない職場も電話応対というよりも社員への電話の取り次ぎが多いかもしれません。また、勤務先が商業施設などの場合には利用客からの問い合わせに対応することもあります。

【来客対応】
来客にお茶を出すのも仕事に含まれている場合が多いです。この点、派遣社員の場合は契約条項に入っているかいないかで変わってくるようですが、アルバイトの場合は企業が直接雇用していることが多いため、事務以外の業務も回ってくることが多いようです。細かいですが、お茶出しの業務があるということは、業務終了時に湯のみやコーヒーカップを洗うという業務も発生する可能性はあります。

【資料作成、コピー】
社員が会議や打ち合わせで使用する資料を作成したり、複数用意するためにコピーを頼まれたりすることもあります。資料自体の作成はどこまで任されるか会社によって違ってくるかと思いますが、ゼロから資料を作成することはあまりなく、すでにフォーマットが用意されていて数字やデータを入力するだけというのが多いかもしれません。

【備品管理】
オフィス内の文房具やファイル、コーヒーなどの備品を管理するのも事務職のアルバイトが任されることが多いのではないでしょうか。社員から頼まれたものを注文したり、常備している物の在庫が少なくなったので再注文したり、といったことが多いようです。

必要なスキルや資格

基本的には事務所内の庶務を担当するため、必要な資格というのは特にありません。あったほうがよいスキルとしては、WordやExcelの基本操作ができること、パソコン自体に苦手意識がないことや、ビジネスメールや電話の基本的なマナーは必要なスキルといえそうです。

また、事務所内をうまく管理することが求められる場合には、ある程度の家事の経験はあったほうがよいかと思います。

給与体系

事務職のアルバイトの時給はさほど高くはないようです。地域にもよりますが、800円〜1,000円前後ではないでしょうか。派遣社員と比べると数百円の違いが出てくることもあります。

2015年3月のアルバイト時給データを発表 | バイトル
参照元:バイトル(2016年1月時点、著者調べ)

勤務パターン

勤務パターンは基本的に平日の9-17、18時が一般的ではないでしょうか。業務があまりない事業所であれば10-15時などの変則的な勤務時間を設定しているところもあります。また、扶養内勤務が可能なように勤務日数が週3、4日なところもあります。

残業の量は会社によってかなり異なるため、一概には言えません。



事務バイトのよくある悩みとは?

アルバイトからステップアップできる?

事務職をアルバイトで雇う場合は、大きく二つに分かれます。一つは何らかの専門的な業務を任せる場合。もう一つは社員の補助としての役割や、事務所内の庶務・雑用を取りまとめてしてもらいたい場合です。アルバイトの場合はどちらかというと後者の方が多いかもしれません。

もしも専門的な業務を任せる意思が事業主側にある場合には、アルバイトから契約社員・正社員への可能性もあるかもしれません。しかし補助的な役割を求められている場合には難しいかもしれません。自分がどちらを望んでいるのかを考え、応募したい求人があったらその点も確認しておくと後で後悔したりすることは少ないと思います。

若いほうが有利?

事務職のアルバイトなので、若い子のほうが有利なのでは…と不安になってしまっている人もいるかもしれませんが、そうでもありません。これは会社の年齢層にも関わってくると思います。その会社に勤務している人の年齢層が若ければ、やはり若い子をアルバイトに採用する傾向が強くなるかもしれません。

逆に、30代、40代の社員が多い職場であれば、同じ年齢層の人を採用する傾向が高まるかもしれません。仕事内容についても、年齢によって有利不利が分かれるような内容のものは少ないと思います。どちらかといえば、ある程度多様な経験を積んだ人の方がスムーズに仕事に慣れていくのではないでしょうか。

クビになりやすいかも…

正社員と違ってアルバイトという雇用形態だと、契約が切れた時にクビになりやすいのでは、と心配になる人もいるかと思います。もちろん会社によって方針が違うため、なりやすいともなりにくいとも明言はできません。

求人の段階で正社員の産休の間だけ、など期間が示されている場合はそれ以上の更新は難しいですが、中には契約期間が終わってから他の部署や仕事で再雇用されるケースもあります。一番重要視されるのはあなたという「人」です。

有期雇用でも、辞めさせるのが惜しいと思われる人材になれれば、再雇用や契約延長のチャンスがあるかもしれません。また、更新が基本の契約となっている場合はよほどのことがない限り更新される確率の方が高いですが、やはり働き方や姿勢が大切です。

事務バイトならではの良さ

縁の下の力持ち

事務バイトは庶務を任されるなど補助的な役割を担うことが多いですが、そこで働いている他の社員が円滑に仕事ができるようにサポートしていく役割を持っています。足りない備品があったら補充したり、忙しそうにしていたらサポートを申し出てみたり、疲れている人にそっとお茶を出してみたり…。

事務のアルバイトの場合は、社内の人とのコミュニケーションが主になることが多いですが、一緒に働いている人に直接力を貸せるという意味では縁の下の力持ち的な役割といえそうです。それに、一緒に働いている人から一番「ありがとう」を言ってもらえやすいポジションでもあると思います。

予定が立てやすい

事務のアルバイトは、社員に比べて基本的に残業が発生しない職場が多いようです。アルバイトは時給制でもあるため、残業させることによって別に費用が発生するのも理由の一つです。よほど急ぎの業務があるとか、会社全体が忙しい時期といった場合でないのであれば、定時で終業しやすい仕事です。

また、突発的な休日出勤も考えにくいです。そのため、始まりと終わりの時間がしっかり読めるので、予定が立てやすいのではないでしょうか。

いろいろな仕事が覚えられる

事務のアルバイトはいろいろなタイプがあります。経理課や総務課など特定の部署の専属アルバイトになる場合や、会社の全体的な業務を補助する場合です。規模が大きな会社であれば特定の部署にアルバイトが数名いるということもあるかもしれません。

この場合は、任される業務はルーチンの末端業務になることも多いかもしれませんが、会社全体の業務を補助するケースであればいろいろな仕事が経験できそうです。任される業務一つ一つはそれほど大きなものではないかもしれませんが、会社の中で一番事情通なのが事務のアルバイトであることも珍しくありません。



向いているのはこんな人

サポートする方が好き

事務のアルバイトは基本的には自分の責任で業務を進めるというよりは、正社員の補助をしたり、庶務を任されたりすることが多いと思います。自分に仕事を任されたい、と感じる人にとっては、あまりやりがいが感じられないかもしれません。

しかし人のサポートをしたいと思う人や、身近な誰かの役に立ちたい、と考える人にとっては事務のアルバイトはやりがいのある仕事になるのではないでしょうか。

落ち着いて長く働きたい人

一般的に、事務職は自宅の近くに職場を見つけることができれば通勤もしやすい上に、地域にもよりますが車通勤が可能な職場も多いです。テレアポなど1カ所で大量の人が働く職場では、そのオフィスは大都市に集中していることも多くなかなかそうはいきません。

それに仕事内容も、慣れてしまえば比較的やりやすい仕事が多く、人間関係の問題がなければストレスの多い仕事でもありません。そのため、自宅近くの職場で落ち着いて長く働きたいと思っている人にとっては、事務職はオススメの仕事といえます。

順応性が高い人

事務職のアルバイトは、会社にもよりますがいろいろな雑務を任されることも多いです。いろいろな部署から仕事が回ってきたり、社員の意向によってルーチンの仕事内容が変わったりすることも多くあります。そんな日々の変化に順応でき、求められることに柔軟に答えられる人には事務のアルバイトは向いている仕事だと思います。

上司が年下でも気にならない人

事務のアルバイトは基本的に正社員の補助的な役割を担うため、どうしても正社員が上司になってきます。中には、自分より年下の社員さんから指示されて業務をこなすこともあるでしょうし、何かミスをおかしたら怒られたりすることもあるかもしれません。

年上の上司から言われると素直に聞けることも、自分より年下の人から言われると素直に受け取れないこともあるかもしれません。特にタメ口で話されたりしたら余計にそう思うことも…。実際に、面接でもそのあたりの順応性を確認されることもあるようです。

自分が前に出ないタイプ

補助的な業務や庶務、時には雑用などを一手に引き受けるのが事務のアルバイトといえます。指示を出す側の上司によっては、その指示がどんな趣旨なのか、などの説明が一切なくただ作業の指示だけを出されることも。

そんな時、「どうしてこんなことをする必要があるのか?」とその都度考えていては作業もはかどりませんし、上司からしても「使いにくい」と思われてしまいかねません。言われたことをただハイハイとこなすだけではダメですが、どんどん前に出て行くタイプも敬遠されかねません。

そつなく業務をこなし、信頼を重ねていくことで、アルバイトであっても意見を求められることが増えてくることもあります。どんどん前に出て行くのはそれからでも遅くないかもしれません。

事務アルバイト 応募のポイント5つ

どんな仕事がしたいか決めておく

事務職のアルバイトの中には、先ほども書いた通り専属の部署で補助的な業務をするケースと会社全体の庶務を任されるケースに二分すると思います。コツコツ作業をやることが好きだったり、スキルを伸ばしていきたいと思ていたりする場合は専属部署の補助的な業務の方が適正があるかもしれません。

また、和気藹々と仕事をしていきたい、職場の雰囲気や環境を良くしたいと思うならば後者の方が向いているかもしれません。自分がどんなスタイルで仕事をしたいのかをまず考えておくことが大切です。

福利厚生もチェックしよう

働き始めた後に、会社がブラック企業だったかもしれないと悩んでいるアルバイトの人は意外に多いものです。特に雇用保険や社会保険に加入してもらえないという悩みは多く耳にします。できれば求人広告を見た段階や面接の段階でその点についてはチェックしておくべきです。

また、見逃しがちですが有給休暇があるかどうかも確認しておくと安心です。保険や有休の制度を設けていない会社もあるようですが、保険や有休は労働者の義務なので、会社の意向によって付けるか付けないかという判断はできないのです。

面接には明るく親しみやすい工夫を

事務のアルバイトに会社側が求めることは、独自性や個性の強さなどではなく、協調性や親和性の方であることが多いと思います。スキルが高いけれど協調性がなさそうな人よりも、スキルは人並みでも人当たりが良い人の方が選ばれやすい職種といえます。

どれだけ会社のサポートをしてくれそうか、業務の補助をしてくれるかといったところを重視するのではないでしょうか。面接の時にはその点も考慮に入れて、笑顔をやや多めにする・明るめの色調の服を選ぶなど、工夫してみることをおすすめします。

オフィスカジュアルな服装で

会社によっては、服装が自由なところもあります。中にはジーパン以外であればよいというところも。しかし求人広告にそう書かれていても、実際にどんな服装で仕事をしているのかがわかるのは採用されてからです。また、事務職の場合はオフィスに取引先の人が来ることも少なくありません。

社内であれば許されるラフな格好も、社外の人の目に触れる可能性があるならある程度気を遣う必要があるでしょう。アルバイトといえ、面接の時には少なくともオフィスカジュアルな格好で臨むことが無難です。

仕事に対する責任感をアピール

アルバイトといえど、仕事に対しての責任感は社員と変わらず求められます。自分が任された仕事が雑用であっても、そこに責任感を持って仕事をしてもらえないのなら他のアルバイトを、という話にもなりかねません。

アルバイトといえど責任感を持って仕事をする姿勢をアピールすることで、面接官からも信頼を得やすいのではないかと思います。

まとめ

事務職のアルバイトといっても、会社によって業務内容はさまざまです。経理や労務などといった事務職よりも、任される仕事内容は多岐に渡ります。それに、求人自体も少なくありません。まずは自分がどんな風に働きたいのか、今後スキルアップしていきたいのかも含めて一度しっかりと考えてから、求人を探したほうがミスマッチも減ってオススメです。