家計簿の作り方|長く続けられる3つの方法!【簡単Excel講座付き】

家計簿をつけてお金をきっちり管理したい!と思っていても、家計簿ってどうやって作ればいいの?と二の足を踏んでしまう人も多いと思います。また、いざ書き始めたとしても、途中から面倒くさくなってやめてしまった、なんて経験もあるのではないでしょうか?今回は、家計簿を無理なく作る方法をいくつか紹介していきたいと思います。



家計簿って何?

家計簿の誕生は約110年前

そもそも家計簿という言葉が生まれたのは、今から約110年前の明治時代にまでさかのぼります。日本における女性初のジャーナリスト、羽仁もと子さんが婦人之友という雑誌を創刊し、1904年以降になって日本に定着した概念になります。

家計簿の意義は皆さんもご存知のように、家庭で生じる収支を記録していって、家計に無駄な支出がなかったかどうかを確認することです。また、家庭ごとに生じる必要な支出にお金を使えるように、適切な金銭感覚を調整していく狙いもあります。一時的な改善ではなく、長期的な収支管理ができるような意識改善を行うことが、家計簿に求められる役割になります。

実は、家計簿という概念は海外ではあまり一般的ではないようです。少なくとも、英語には『家計簿』に当たる単語や用語は存在しないようです。ただし、中国や韓国といった、アジア圏では『家計簿』に相当する単語、あるいは用語が普及しています。そうした面から、家計簿という概念はアジアの文化に適応した概念といえるでしょう。

過去に家計簿をつけた人は多い?

とはいえ、一般的な家計簿のイメージとして、『面倒くさい』とか『長続きしない』などといったマイナスなものが多いのではないでしょうか。そのことから、家計簿をつける人はあまりいなくて、きっちりと管理できている人はほんの一握り、と思っている方も多いのではないかと思います。

しかし、2015年に行われたインターネットの調査によると、家計を管理していないという人の割合は3割程度でした。また、自分が管理していると回答した人は全体で4割程度、30代以降の女性では5~6割の人が家計管理を行っているそうです。形は様々でしょうが、こうしてみますと家計管理を行っている家庭は結構多いように思えます。

家計管理の手段として、家計簿を用いている人は約7割になるそうです。家計簿ツールの内訳として、市販で売られている家計簿ノート、エクセルなどといった表計算ソフト、普通のノートで記録しているとしたのがそれぞれ2割前後で高率でした。家計簿アプリも手段としては挙げられましたが、20代の男性の利用率が高いようで、女性は家計簿ノートの利用が多いようです。

家計簿を始めた時期に着目すると、10年よりも前と答えたのが5割弱もいるそうです。また、家計簿をつける頻度もほとんど毎日が34.5%、2~3日に1回が25.5%と、合わせて6割の家計簿利用者がこまめに記録をしているそうです。家計管理を行っている理由も挙げられており、お金の使い道を明確にすることと、世帯全体の収支額を把握することが6~7割となっており、ほとんどの人がお金の流れを可視化させたいと考えているようです。

【家計簿に関するアンケート調査】家計管理をしている人の7割強が家計簿を利用。そのうち、ここ1年で家計簿アプリを利用した人は1割強 |MyVoiceのプレスリリース
参照元:PRTIMES(2016年1月時点、著者調べ)

大事なのは持続力

ただし、上記のアンケート結果では、家計管理を行っていないと答えた人も3割ほど存在しています。また、家計管理を行っていると回答した人の中でも、自分が選択した家計簿ツールの不満の声もちらほら上がっていました。それぞれいいところと悪いところがあり、性格的に合わない部分が目に付いたために出てきたものでしょう。

家計簿をつける上で一番重要なのは持続力だと、個人的に思っています。始めることは案外簡単でも、ずっとつけ続けることはかなりの労力を必要とします。もし自分に合わないツールで家計簿をつけてしまえば、家計簿維持に必要な心身の疲労に加えて相性的な問題も生じてしまい、途中で投げ出すリスクを高めてしまうでしょう。

せっかく始めるのですから、できるだけストレスなく家計簿をつけていきたいですよね?下に紹介するのは、主な家計簿ツール別のつけ方です。ツールそれぞれに特徴があって、これなら続けられそう、と思えるものが見つかるかもしれません。ここでの内容を参考に、一度家計簿をつけることを検討してみてはいかがでしょうか?



家計簿の作り方その1 ノート

家計簿ノートは方眼罫タイプ

まずご紹介するのは、手書きによるノートでの家計簿の作り方です。市販の家計簿ノートでも作成は可能ですが、ここでは一般的なノートで作る場合をご紹介します。市販の家計簿は費目が細かく分類されているケースが多く、内容が1年で終わっているなど、自由度が低いという意見があります。ともすれば1週間も持たずに終わってしまうかもしれませんので、手書きで行うのであれば自分の好きなように書ける普通のノートがお勧めです。

中でも、格子状にラインが入った方眼罫タイプのノートが使いやすいと思います。マス目が最初からついていますから、手ずから罫線を作って表にする必要もありませんし、数字を書き込むのも単位が揃えられて見やすくなるでしょう。最初から手間が少しでも省けるので、家計簿の導入としてはとても使い勝手のいいノートだと思います。

ノートは自分のスタイルに合わせて

また、サイズとしてはカバンなどに入れやすいA5サイズのノートがいいと思います。支出が出るたびに記録したいという律儀な人や、買い物をしてすぐくらいに書かないと忘れてしまうという人には、特に持ち運びがしやすくどこでも記録できることが重要視されると思います。そうした点を考慮して、A5サイズのノートは持ち運びに優れていて使いやすいと思います。

ただし、これは性格的な問題もあります。そんなに細かく記録することなんてできない、と思う人ならA5よりも大きなサイズのノートを用意して、1日の終わりに記入する、あるいは1週間に1回まとめて記入するというやり方がしっくりくる場合もあるでしょう。

正直なところ、家計簿のつけ方は何でもいいのです。大事なのはつけ方ではなく、継続して家計簿をつけ続けることです。その人にとってベストであれば、どんな方法でも正解になります。自分のやりやすいつけ方を見つけて、ノート選びもそれに合わせれば、より長期の記録が可能となるでしょう。

費目は少なくコンパクトに

家計簿が長続きしない原因の1つとして、張り切って頑張りすぎることにあります。家計簿をつけるのだから、支出の項目をきっちり分類して、家計の無駄をあぶり出すために細かく管理しないといけない、と思ってしまう人が多いと思います。確かに、費目を細かく分類し、管理できたら家計のどの部分が使いすぎているのかはわかりやすくなるでしょう。

そうした意欲があるのはいいのですが、家計簿は収支が発生する度に記入する、長期的に持続させるべき記録です。スポーツでいえば長距離マラソンのようなものです。ペース配分を考えて取り組まないと、最初から全力で走ってしまえば、途中で体力切れを起こしてしまい、棄権してしまうことになりかねません。頑張りすぎず、余裕を作る程度の取り組みがちょうどいいのです。

ですから、家計簿を始める時に大事なのは、なるべくシンプルでわかりやすくすることです。特に頑張って複雑にしがちな費目は、ご自分のご家庭でよく使われる費目だけを作成し、あとは『その他』でくくってしまうなど、大ざっぱな分類にしてしまいましょう。費目を分けることも面倒に思うのであれば、『収入』と『支出』の2項目だけに絞り、記録するだけでもいいと思います。

家計簿を記録し続けるには、継続する力が必要です。そのためにまず必要なのは、内容よりも『書くことそのもの』です。どんな形であれ家計簿を書いていけば、徐々にご自身の中で習慣化していきます。そして、いずれ家計簿をつけることが面倒臭いと思わなくなる日が来ると思います。書くことを意識すること、それが家計簿の長期継続の第一歩です。

金額は見やすく四捨五入

他にも、支出金額を記録する時にもちょっと手抜きをしてもいいと思います。お買い物を終え、レジでもらったレシートを片手に家計簿ノートに支出金額を書いていくのでしょうが、お値段をそのまま写している人は多いでしょう。2016年1月現在、消費税は8%になっていますから、会計金額が1円単位まで細かい金額になっていることが大半でしょう。

写すときは何も考えずに記入するでしょうが、ちょっと待ってください。1円単位まで書き込んでいると、後々の計算がちょっと面倒臭くなると思いませんか?数字に苦手意識がある人もいますし、中には細かい数字が並ぶだけで拒否反応が起こる、という方も少なくないと思います。それでも頑張って家計簿をつけたい!と思っている方には、結構つらい作業になるかもしれません。

そこで、金額を記入する時に、あえて四捨五入して切りのいい数字にしてしまってはいかがでしょうか。例えば、買い物レシートの合計が682円だったとします。その金額をそのまま記入するよりも、680円や700円と書いた方が、何となくすっきりすると思いませんか?視覚的に複雑ではなくなり、0がつくだけでとても見やすい印象になると思います。

1円単位、あるいは10円単位であれば、四捨五入しても支出金額に生じる金額は誤差の範囲として考えることができます。それならばいっそのこと、あとで月ごとにまとめて計算することを考慮して、金額を四捨五入するという工夫をすれば、より見直しやすく楽に家計簿をつけることができると思います。

まとめて記録は1週間を目安に

家計簿ノートの選別について記述した時にも触れましたが、記入する頻度は人それぞれだと思います。その日に生じた支出はその日の内に記録したい!という人もいれば、毎日書くは時間が取れなくて無理だし、1度にまとめて記録する方がいい、という人もいるでしょう。お仕事や生活スタイル、そしてご本人の性格の関係もありますから、そこはご自分に適したやり方をしていただければいいと思います。

ただし、まとめて記入したい人に注意したいのは、記録すべきレシートをためすぎてしまった場合、家計簿をつけることに時間がかかってしまうということです。ついつい家計簿の記録を忘れていて、気づいたら1カ月分のレシートになっていた!となれば、ほとんどの人が書く気を失ってしまうのではないでしょうか?時間がかかるのもそうですし、家計簿の存在そのものがストレスになりかねません。

なので、まとめ書きで家計簿をつけていきたいと思っている方は、おおよそ1週間を目安に記入することをお勧めします。長くなっても10日以内には記録するように意識をしましょう。それ以上記録が滞ると、家計簿を書くことがストレスになってしまい、途中で断念してしまう可能性が高まります。お休みの日の空いた時間に、1週間の支出を総ざらいするのが理想だと思います。

メモスペースでセルフチェック

あと、ちょっとした小技として、家計簿ノートにメモ欄として使う空白スペースを用意しておくといいでしょう。例えば、ノートの左端から順に日付、費目、金額と記入欄を作成していたとして、右端にご自分のコメントや感想を書けるような空白部分を残しておくのです。

メモ欄は何を書いても構いません。その日の出来事を日記風に書いてもいいですし、今日は前日よりも節約できた!あるいはちょっと使いすぎたかもしれない、などといった感想でも構いません。他にも、1カ月分の記録ができ、計算してから読み直していくと、ここの支出が無駄じゃないの?と思った部分にチェックやコメントを残してもいいでしょう。

このようにメモ欄は、家計簿を続けるモチベーションを上げる手段として使うことができます。その時々で思ったことを読み返せば、この調子で頑張ろう!と思えたり、もっと節約を意識していこう!と奮起するきっかけづくりになったりしてくれるかもしれません。また、記録を振り返った時に、良かった点と悪かった点を追記して反省することもできます。うまく活用すれば、より見やすく長続きする家計簿を作ることができるでしょう。

作り方は人それぞれ

上記で紹介したのは、主に家計簿をつけるという意識のハードルを下げる方法です。言い換えますと、どうやって家計簿をつけていいのかわからない、長続きするのかが不安、などという考えを持つ方向けの作り方だったといえます。具体的には、家計簿をつけたことのない初心者か、1度家計簿をつけていたけど挫折してしまった方などです。

ですが、説明でも何度か記述したように、家計簿のつけ方は人それぞれです。上記した一般的に面倒だと思う方法として紹介した内容が、しっくりくる人もいると思います。小さなノートを持ち歩く、費目を細かく分類する、金額をきっちり1円単位まで記録する、毎日家計簿をつけ続けるなどが苦にならない方ですね。

家計簿の作り方に決まったやり方というのは存在しません。市販の家計簿ではない、一般的なノートであれば手書きで自由度が非常に高いため、それこそ自分専用の家計簿を作ることができるのです。家計簿はこうしなきゃいけない、ネットで調べればこう書いていた、などと固定観念に囚われすぎず、自由な発想で家計簿ノートづくりをしてみてはどうでしょうか?それがうまくご自分の楽しみになれば、家計簿を継続するモチベーションになるでしょう。

家計簿ノートのデメリット

また、家計簿ノートには自由にカスタマイズできるというメリットの裏に、デメリットも存在します。

まず1つは、定期的にノートを購入する必要があるので、小さいながらもお金がかかってしまうことです。ノートの大きさや使い方にもよるでしょうが、毎日のように記入していると1年で数冊は必要となり、あとで見てみればちょっとした支出になると思います。

もう1つは保管です。つけ始めた時期から時系列順にきちんと保管しておけば、データの比較ができるという利点はありますが、何せノートはかさばります。長く続ければ続けるほど、どんどんと積み重なっていき、いつか邪魔になっていくこともあるかもしれません。上記で紹介した一般ノートもそうですが、レシートを貼りつけるタイプの市販の家計簿ですと、レシートの分ノートに厚みが増しますので余計にかさばって感じるかもしれません。

最大の欠点は、手書きすることそのものや計算が面倒なことです。最近は鉛筆をもって手書きをするような習慣も減ってきて、パソコンやスマホなどのデジタル機器で文章を残すことが多くなってきました。そのためか、手書きや電卓での計算が非常に面倒くさいものに思えるかもしれません。また、書くことそのものに時間がかかりますので、自由時間が取りにくい方は挫折してしまう可能性が高くなります。

後は、パソコンなどとは違ってバックアップが存在しないことです。間違えてノートを捨ててしまったり、保管場所からなくしてしまったりした場合、過去のデータは一切確認することができなくなってしまいます。このように、手作りで自由度の高い家計簿が作れる反面、そうしたわずらわしさがついてくることも、覚悟しておいた方がいいでしょう。

家計簿の作り方その2 エクセル

エクセルで家計簿を作る

次にご紹介するのは、エクセルでの家計簿のつけ方です。いわゆる表計算ソフトの代表格であるエクセルですが、普段の生活で触ったことがある人は多くないのではないでしょうか?学校で行われるパソコンの授業で使ったことがある人はいるでしょうが、普段使わないと使い方を忘れてしまって、触るのが怖いと感じている方もいると思います。

ですが、エクセルで家計簿を管理する利点もあります。1度家計簿の表を作ってしまえば、翌月翌年と時期が移り変わる時に、表のデータをコピー&ペーストすれば何度も使いまわせて、作り直す必要がありません。また、データで家計を管理するため、パソコンがあれば家計簿ノートで場所も取られず修正も簡単に行うことができます。そして、最初の設定さえきちんと行っていれば、金額を記入するだけで自動的に収支計算をしてくれるようにすることもできます。

仕事やプライベートでパソコンをよく利用する人や、家計簿を手書きでつけるのが面倒臭い、などという方であればエクセルで家計簿をつけるのもいいと思います。ですが、エクセルは機能が多すぎてどうやって活用すればいいのかわからない、金額を記入するだけで計算を自動で行ってくれるように設定する方法がわからない、などという意見もあると思います。

そうした疑問を解消するため、家計簿をエクセルで作る時に役に立ちそうな技を、いくつかご紹介したいと思います。文字で説明するだけではイメージがしづらいですので、適宜エクセルの作業画像を差し込んで、なるべくわかりやすく紹介しようと思います。また、著者のエクセルは2013でしたので、それ以前のエクセルとは若干操作が異なる場合があります。あらかじめご了承ください。

1つのファイルで1年間を管理

エクセルで家計簿をつける場合、1年間の家計簿で必要なファイルは1つだけで十分です。何故なら、エクセルを起動した時に下の方にある『Sheet』と表示されている『ワークシート』を利用すれば、1月~12月までの月ごとの管理ができるからです。1カ月ごとにファイルに分けて管理するのもいいでしょうが、どうせならエクセルの機能を最大限利用してやりましょう。 ワークシートの初期設定では『Sheet1』、『Sheet2』…となっていますが、表示されているタブに矢印を合わせて右クリックし、『名前の変更』を選択してクリックすれば、文字入力が可能となってシートの名前を変更できます。それか、タブの名前に矢印を合わせてダブルクリックをしても、名前の変更を行えます。シートを12個作って、1年間の家計簿にしましょう。タブをクリックすればそのシートの内容に画面が変わります。

レイアウトは自由に設定

エクセルはAから始まる『列』と、1から始まる『行』に分かれています。マス目状に区分された領域は1つ1つを『セル』と呼び、エクセルに文章や数字を書き込む領域となります。例えば、B列と4行が重なったセルは『セルB4』、E列と2行が重なったセルは『セルE2』という風に説明することができます。アルファベットと数字の組み合わせが、セルの住所になるわけですね。 エクセルを開いてすぐは薄墨のような線が入っていて、セルを選択すれば縁取りがされますので気にならないでしょうが、初期のセルは印刷すれば真っ白な状態です。レイアウトを気にされるのであれば、『罫線』を利用してセルに線を引きましょう。 エクセル上部の『ホーム』から『フォント』と書いてある領域に、『罫線』と説明が浮き出る部分があります。そこから選択すれば、セルの縁に線を引くことができます。『罫線』の色や太さも『罫線の色』、『罫線のスタイル』、後は『その他の罫線』で設定することができます。外枠に太めの線を引くと、表がわかりやすくなるのではないでしょうか? また、セル自体にも色付けすることが可能です。色付けをしたいセルを選択して、『ホーム』から『フォント』領域にある、バケツからペンキが漏れているようなマークを押すと、セルが着色されます。バケツの右側に小さな三角マークがあり、それをクリックすると好きな色を選べるようになります。下の画像が、罫線とセルの着色の一例です。家計簿を自分流に見やすくしたい時に、試してみてください。

オートフィルを活用しよう

エクセルには『オートフィル』と呼ばれる便利な機能があるのをご存知でしょうか?セルの右下に矢印のカーソルを移動させると、黒の十字架にカーソルが変化(これを『フィルハンドル』と言います)します。『フィルハンドル』をクリックしたまま下や横に移動させる(これを『ドラッグ』と言います)と、そのセルの中に記入された文字や番号が自動的に記入される機能です。 この『オートフィル』の賢いところは、連続した文字や番号であれば内容を自動で読み取って、勝手に連続データとして記入してくれるところです。例えば、A1のセルに『1』、B1のセルに『2』を記入したとします。そのA1とB2のセルを選択し、『オートフィル』機能を使ってE1まで『ドラッグ』しますと、A1からE1までのセルに『12345』と連続で番号を振ってくれるのです。 『オートフィル』機能をうまく活用できれば、家計簿表に番号を振る時や、日付の入力が格段に楽になります。また、『オートフィル』機能は文字だけでなく、下記で説明するセルに対する設定も他のセルに反映してくれます。『オートフィル』を知っているのと知らないのとでは、作業時間にかなりの差が出ます。よくわからなかった、という方は実際に動かしてみて、『オートフィル』の便利さを確かめてみてください。

表示形式を使って日付を短縮

また、上記の『オートフィル』と合わせて使える小技で、セルの書式設定があります。これをセルに設定しておくと、1つのセルに文字を入力するだけで日付を『オートフィル』で書きだしてくれるという機能です。では、実際にやってみましょう。

まず、B3のセルに年月日の基準となる『2016/1/1』と記入します。それからB3のセルを右クリックして『セルの書式設定』を選択します。開いた画面から『表示形式』を選択し、『分類』の下から選べる中で、『ユーザー定義』を選択します。すると横の画面に何やらわけのわからない文字群がずら~っと並びます。これは『書式記号』と呼ばれるもので、ちゃんとした意味のある文字列になります。

年月日に関係する文字であれば、yearの『y』が西暦の1桁、monthの『m』が月の1桁、dayの『d』が日の1桁、曜日は『aaa』で頭文字1文字(『日』、『月』など)を表示させることができます。 例えば、セルには『2016/1/1』と記入し、セルの書式設定から『2016年1月1日(金)』と表示させたい場合、『種類』の下にある入力画面で『yyyy年m月d日(aaa)』と記入して『OK』を選択すると、『2016年1月1日(金)』と表示されるようになります。今回は家計簿づくりにエクセルを使うので、月ごとの表ですから設定を『m月d日(aaa)』(=『1月1日(金)』)とするだけでもいいかもしれませんね。 また、西暦ではなく元号と和暦を使う場合は、元号が『g』、和暦の年が『e』で設定できます。『g』であれば元号のアルファベット表記を(平成=『H』、昭和=『S』など)、『gg』であれば元号の頭文字を(平成=『平』、昭和=『昭』など)、『ggg』であれば元号をそのまま表記してくれます(平成=『平成』、昭和=『昭和』など)。和暦は『e』で1桁、『ee』で2桁が表記されます。

例えば『2016』を元号と和暦で表すのであれば、『ggge年』と入力すれば『平成28年』と表記されます。ちなみに、曜日も漢字で表記するのであれば『aaaa』と入力すれば表示されます(『日曜日』、『月曜日』など)。実際にセルでの表記は『サンプル』と書かれている部分に表示されますので、確認してから『OK』を選択すると確実です。 『書式記号』を書く時に、年、月、日の横についている『(『ダブルクォーテーション』と言います)』は数式の中に文字を記入する時に使います。2つ打ち込んで文字を囲みますので、一種のカギ括弧のようなものと考えてください。『Shift』+『2』のキーを打ち込むと記入できます。ちょっとした用語みたいなものですので、特別覚えなくてはいけないものではありませんが、余談として記載しておきます。

ちょっとややこしい、と思うかもしれませんが、この設定をセルに記録して『オートフィル』を使うと、自動的に日付と曜日が入力されるので非常に楽です。一度試してみてはいかがでしょうか?

ウィンドウ枠固定で見出しを残す

家計簿表を作っていると、書き込む量が多くなってしまい、見出しが見えなくなってしまうことがあります。例えば、『2行』に家計簿の情報として記入する見出しを作成していたのに、収支情報を下へ入力していく内に画面から見出し部分が消えてしまい、わからなくなってしまいますよね?

そんな不便を防ぐには、『ウィンドウ枠固定』を利用すると解決します。それでは、解説していきましょう。

まず、固定させたい行の下、列の右にあたるセルをクリックして選択します。そして画面上部の『表示』から『ウィンドウ』領域の中にある、『ウィンドウ枠の固定』を選択します。 選択肢が表示されましたら『ウィンドウ枠の固定』をクリックすると、見たい見出しを画面に残して移動することができます。これで入力の時に、見出しを確認するために画面を動かす必要がなくなりますね。

解除したい時は、もう一度『ウィンドウ枠の固定』を選択すると解除されます。

関数を利用して計算を自動化

今回作るのは家計簿ですから、記入した収支金額は計算する必要があります。単純に合計するのであれば、『=C3+D3』のような数式を直接打ち込むことも可能ですが、できれば設定は1度で終わらせて、後は数字を書き込むだけの状態にしておきたいですよね?そうした時に活躍するのが、関数です。

エクセルの中でも便利でややこしい機能である関数ですが、家計簿で主に使う関数は数字の合計を出してくれる『SUM』と、条件を指定して結果を表記する『IF』です。これらの関数の性質を理解し、うまく活用することができれば、収支を記入する度に計算し直す、などといった面倒を省略することができます。ちょっと敷居が高いかもしれませんが、よろしければ挑戦してみてください。

SUM関数

『SUM』関数は前述の通り、セルに書かれた数字の合計を行ってくれる関数です。『SUM』関数の式は連続したセルの内容を合計する『=SUM(範囲1:範囲2)』という式と、連続しないセルの内容を合計する『=SUM(数値1,数値2,数値3,……)』という式の二つがあります。式だけを見てもよくわからないと思いますので、実際の使用例を見ていきましょう。

まず、合計を出したいセルを選択し、関数式を入力します。下の図では『J3』のセルに合計値を出すようにしました。『J3』のセルには『支出の合計』を出したいので、『F列』に記述されている支出欄の金額を範囲に収めます。下の例で支出が書かれている範囲は、『F3』から『F12』までですので、計算式には『=SUM(F3:F12)』と入力します。そうしてEnterキーを押すと、指定された範囲の合計金額が表示されます。 すると、下図の赤で囲った部分で示したように、支出の合計金額が算出されました。連続したセルの内容を合計する基本的な方法はこれだけです。いちいちすべてのセルを足し算していくより、かなり楽になると思います。続いて、連続しないセルの内容を合計する『SUM』関数のやり方をご紹介します。下図でいうと、青い線で囲った部分になります。

例として、下図の『食費』項目だけを合計してみようと思います。まず、計算結果を表示する場所を『K3』セルに選択します。連続しないセルの合計の基本式は『=SUM(数値1,数値2,数値3,……)』ですので、『K3』セルに関数式を入力します。次に、()内にカーソルを合わせ、計算したいセルを直接入力するか、矢印のカーソルでセルを選択します。後は『,』で数値を区切り、足したいセルを選択していって、Enterキーを押すだけです。 すると、下図の青い線で囲った部分で示したように、食費の合計金額が算出されました。これが『SUM』関数の基本的な使い方です。文字や説明だけではいまいちピンと来ないかもしれませんので、初めてエクセルを使う、という方はとりあえずご自身で試してみてください。『SUM』関数はあまり複雑ではありませんので、すぐに慣れると思います。

IF関数

続いてご紹介するのは『IF』関数です。『IF』関数は論理式と呼ばれる関数であり、基本式は『=IF(引数1,引数2,引数3)』で表すことができます。この式の意味は、『もしもこのセルがこんな条件(引数1)だったら、このセルはこう表示(引数2)し、条件と異なればこう表示する(引数3)』という条件付けを行う関数です。説明だけではわかりづらいですので、こちらも実際に『IF』関数を使用して確認してみましょう。

まず、『IF』関数の結果を表示させるセルを下図の『G4』に選択します。ここで表示させたいのは、収入から支出を引いた残り残高です。普通の計算式で出そうと思うのであれば、『前回の残高』から『今回の収入』を足して『今回の支出』を引くので『=G3+E4-F4』という式で出せます。これを、『IF』関数を使って自動化させたいと思います。

条件を付ける『引数1』では、『C4=』としました。これは『C4のセルが空白であった場合』という意味になります。『引数1』が正しかった場合の結果を『引数2』に記入しますので、空欄を意味する『』を入力します。逆に『引数1』が正しくない、つまり費目が記入されていた場合の結果を『引数3』に記入しますので、『G3+E4-F4』という計算式を記入します。

それを『IF』関数の基本式に当てはめると、『=IF(C4=,,G3+E4-F4)』という式になります。これで『IF』関数の条件付けは整いました。この式を『G4』セルに記入し、Enterキーを押します。 すると、『G4』のセルには『47500』と表示され、残高から支出を引いた金額が算出されました。それだけでなく、『G4』のセルを『オートフィル』機能で下までコピーしますと、『G4』のセルに書かれていた『IF』関数の式がコピーされ、自動的に計算されます。これで数字さえ記入していれば、面倒な計算を省くことができるようになります。

関数で使う$マーク

ただ、上の『IF』関数の式では、間違った費目を記入したからと行ごと削除した場合、関数の式が崩れてエラーが発生してしまいます。行ごとセルを丸ごと削除してしまえば、『引数3』で書いた計算式のセルが丸ごと存在しなくなるので、それ以降のセルでの計算ができなくなってしまうからです。こうしたエラーを解消する条件付けとして便利なのが『$』マークの活用です。

『$』マークは関数上では『固定』を意味します。エクセルの計算式で表示するセルは『相対位置』と呼ばれ、選択したセルを基準に『どの位置にいるのか』で判断しています。例えば、先ほどの『IF』関数で『G4』セルに『引数3』として記入した『=G3+E4-F4』の式を見てみます。

この時のセルの意味は『G4』セルに対して、『G3』が『選択したセルの1つ上』、『E4』が『選択したセルの2つ左』、『F4』が『選択したセルの1つ左』という意味になります。要するに、『G4』を基点に『どれくらい離れたセルなのか』という認識で、計算式を行っているわけです。『G3』、『E4』、『F4』のセルを選択しているという意味ではないのですね。

しかし、『オートフィル』でセルが移動しても、特定のセルを動かさずに式の範囲にしたい、という時に『$』マークが使われます。こちらも例によって下図を実例にして説明していきたいと思います。家計簿で使いやすいと思うのは、『IF』関数と『SUM』関数の複合式です。

『IF』関数と『SUM』関数の複合式

記入するセルは『G3』であり、まずは『IF』関数を使用します。条件付けは上記の『IF』関数の例で出した『引数1』と『引数2』はそのまま使用します。『C3のセルが空白であれば、選択されたセルは空白になる』という条件は変える必要がありませんからね。変える必要があるのは、『引数3』の内容です。

エラーなく残高を算出したいのであれば、『収入の合計』から『支出の合計』を引く、という方法が簡単そうです。『合計』、という言葉が出てきましたので、『SUM』関数を使っていきましょう。『G3』時点での『収入の合計』は『SUM(E3:E3)』ですが、セルは『相対位置』で認識されます。この式を『オートフィル』で『G4』にコピーしても『SUM(E4:E4)』という式になりますので、『収入全体』を表示することはできません。

そこで、『範囲1』のセルを固定します。『G3』に記入する『SUM』関数の式を『SUM($E$3:E3)』とすると、『SUM』関数の『範囲1』のセル『E3』はセルが移動しても変化がなくなります。つまり、この式を『オートフィル』で『G4』にコピーすると、『SUM($E$3:E4)』という式になり、『オートフィル』をしても問題なく『収入の合計』が算出されるようになりました。

支出も同様にして『SUM($F$3:F3)』とし、『支出の合計』を算出できるようにします。この2つを用い、『G3』セルに記入した『IF』関数の『引数3』に『SUM($E$3:E3)-SUM($F$3:F3)』と記入します。これで『収入の合計』-『支出の合計』を示すことになり、残高を自動で計算できるようになりました。 最終的に記入された『G3』の式は『=IF(C3=,,SUM($E$3:E3)-SUM($F$3:F4))』となります。これを『G列』に『オートフィル』でコピーすれば、たとえ間違った行を削除してもエラーが出ることはありません。費目と数字を記入すれば、問題なくエクセルが自動計算をしてくれます。

少し複雑でわかりにくかったかもしれませんが、この関数を覚えておけば後は数字を記入するだけで計算の手間を省いてくれます。上で紹介した家計簿表はあくまで一例であり、家計簿表の形式によって計算式は変える必要はありますが、上記の説明で『SUM』と『IF』の関数の基本的な使い方はわかっていただけると思います。

ドロップダウンリストの活用

次にご紹介するのは『ドロップダウンリスト』、あるいは『プルダウンリスト』と呼ばれるものです。インターネットのアンケートなどで、クリックすれば選択肢がずらっと並び、その中から選ぶことができるリストをご存知でしょうか?それがいわゆる『ドロップダウンリスト』になります。こちらも、エクセルの操作で作ることができ、手入力の手間を省くことができます。

例として作った表でも、『費目』や『詳細』といった書くことがほぼ決まっている部分は、手打ちで入力するのは面倒くさいですよね?しかし、『ドロップダウンリスト』を作れば入力ミスも防げますので、活用できればかなり便利だと思います。それでは、具体的に設定方法を見ていきましょう。

まず、リストを作るために新しいシートを作成します。同じワークシート内でリストを作成することもできますが、ちょっと見栄えが悪いと思いましたので、別のシートで作業をすることにします。12月の右に作ったシートで、作業を進めていきます。 それから、『ドロップダウンリスト』として登録したい単語をセルごとに記入していきます。今回記入した内容は一例ですので、もっと細かく分類したい時は選択肢になる単語を増やしてください。『2行』に書いた赤色で囲った部分が『費目』で使用したい『ドロップダウンリスト』で、各費目の下に書いていった青色で囲った部分が『詳細』で使用したい『ドロップダウンリスト』になります。

記入が終わると、まず『費目』のリストを作成するために、『名前の定義』を行います。『費目』のリスト内容にしたい『B2』から『M2』のセルを選択してから、『数式』のタブから『定義された名前』という領域の中にある、『名前の定義』をクリックしてください。すると、『新しい名前』という題のウィンドウが出現します。そして、『名前』と書かれている場所に『費目』と記入して『OK』をクリックしてください。 続いて、『詳細』の『ドロップダウンリスト』を作成するための手順に移ります。今度はB2からM7まで、リスト化したい内容のセル全体を選択し、『数式』から『定義された名前』の中にある、『選択範囲から作成』をクリックしてください。すると『選択範囲から名前を作成』というウィンドウが出現しますので、『上端行』という部分にチェックを入れて『OK』をクリックしてください。 これで下準備は完了です。後は表の中に『ドロップダウンリスト』を作っていきましょう。作成した表に戻り、最初に設定した『費目』をリスト化させたいセル『C3』を選択し、『データ』タブから『データツール』領域の中にある、『データの入力規則』をクリックしてください。そうすると、『データの入力規則』というウィンドウが出現します。

まず、タブの中から『設定』を選択し、『入力値の種類』となっている部分を『リスト』に変更します。次に『元の値』の下にある記入欄に、先ほど『名前の定義』を行った『費目』を用います。記入欄に『=費目』という形で記入してください。こちらは『名前の定義』で設定した名前を入力すれば、『費目』という文字ではなくても問題ありません。それが完了した後で、『OK』をクリックしてください。 設定したセルをクリックすると、下図のようにセルがリスト化され『費目』を選択することができるようになりました。これで入力の手間を省けて楽になりそうです。後は『費目』となっている『C列』全体を『ドロップダウンリスト』にするように、『オートフィル』を使って下までコピーしましょう。『オートフィル』でコピーしたセルが全部リストから選べるようになります。 続けて、『詳細』の欄を『ドロップダウンリスト』に設定したいと思います。『費目』で最初に設定した『C3』セルの右横で『詳細』の列にある『D3』をクリックします。そして、先ほどと同様『データ』から『データツール』内の『データの入力規則』をクリックしてください。『データの入力規則』のウィンドウが出現したら、『設定』から『入力値の種類』を『リスト』に変更します。

ここから少し作業が異なります。『元の値』に指定をするのですが、『=INDIRECT(C3)』と入力してください。『INDIRECT』は文字列の参照を命令する関数になり、『(C3)』は関数が指定した文字列になります。この関数を用いることで、選択した『費目』ごとに『詳細』のリストを選べるようになります。では、入力が完了したら『OK』をクリックしてください。 そして同じように『オートフィル』で『詳細』の列全体に設定を反映させますと、下図のように『費目』に連動した『詳細』の選択肢を選べるようになります。『食費』では『外食』、『主食』、『副食』という文字で選択が可能となり、文字入力の手間を省くことができます。これで、『ドロップダウンリスト』の設定は終了となります。

こちらは関数とは違って、比較的わかりやすい設定だったと思います。手順さえ覚えて、1度記入してしまえば複雑なことは何もなくなります。設定する作業が少し面倒に思うかもしれませんが、後々の手入力の手間が省けると思えば、我慢できる面倒くささではないかと思います。ぜひ、試してみてください。

エクセル家計簿のデメリット

さて、著者なりにわかりやすく、色々とエクセルで家計簿を作る場合の主な手法を紹介していきました。最後に、エクセルで家計簿を作るにあたってのデメリットをご紹介します。

まず挙げたいのは、パソコンなどのデジタル機器に弱い人には向いていないことです。これは次に紹介する家計簿アプリにも通じるものですが、どうしてもデジタル機器に精神的な抵抗がある人はいます。パソコンと聞いただけでわからない!と思ってしまう人には、そもそもお勧めできません。

また、パソコンを持っていてもエクセルがパソコンの中にインストールされていなければいけませんし、上記で紹介したようなエクセルにおける知識が必要になります。特に関数は複雑です。著者もエクセルは日常で使う機会がほとんどなかったものですから、色々と調べながらの記事作成となっていました。そうした経緯もあり、パソコンに詳しくない方ではちんぷんかんぷんで、手書きとはまた違った面倒くささがついて回ることになります。

初めにうまく設定をすることができれば、後は収支で発生した金額を記入していくだけで自動計算をしてくれますし、年月日を変えれば1年後2年後とデータを使いまわせますので、複雑な作業は最初だけになります。が、エクセルはその最初の作業が一番の鬼門といえます。自分はこんな作業は向いていない!と思ってしまう方なら、無理してエクセルを利用する必要はないと思います。



家計簿の作り方その3 アプリ

レシート読み込みで簡単家計簿

次に紹介するのは、iPhoneやスマホでも利用できる家計簿アプリによる管理です。上記で紹介した家計管理のアンケート結果にもありましたが、家計簿を専用アプリで管理している人も出てくるようになりました。主に利用するのはスマホをよく利用するだろう20代が中心のようでしたが、iPhoneやスマホさえあればどこでも管理できるアプリは手軽さでは1番ではないでしょうか?

また、家計簿アプリは買い物後にもらうレシートを撮影するだけで、情報を読み取り自動で入力してくれる機能もあります。レシートを見ながら手書き、手打ちが面倒臭い、と思う方でも写真を撮るだけなら続けられそうな気がしませんか?手書きをする時間がないという方でも、ちょっとした空き時間で支出を管理できそうですので、抵抗がない方はアプリで家計簿をつけ始めることをお勧めします。

アプリによって特色が違う

無料でダウンロードできて、性能が高い家計簿アプリがたくさんありますが、よく見てみますとそれぞれに特徴があることがわかります。家計簿アプリを使いたいけど、どれが使いやすいアプリなのかわからない、という方は事前に情報をある程度集めてから決める方がいいと思います。

例えば、CMなどで見かけたこともある『マネーフォワード』は、ご自分の口座を登録すれば口座にあるお金の流れから、カードの支払いなども自動で情報を取得し、グラフ化してくれます。カードや通販などをよく利用される方は、特に意識せずに支出の管理ができるので便利だと思います。また、提携している金融機関の数も他の家計簿アプリと比べると多いので、一度登録をしておけば家計管理だけでなく資産管理としての機能も十分果たしてくれます。

『Zaim』はマネーフォワードと比べると家計管理の色が強いアプリになります。入力が電卓式ですので、細かい支出がたくさんあっても計算してくれますし、Facebookなどと連携することもできます。また、ご自身の住む地域を登録し、他のユーザーと支出を比較することができます。自分がどれだけ頑張っているのか、あるいは頑張らなければならないのか、1つの指標とすることができると思います。

『Dr.Wallet』はレシートを撮影した後、専用のオペレーターの人が手入力で支出を費目ごとに分けてくれます。手入力ということで、他のアプリのレシート撮影よりも精度が高いことが特徴です。『レシーピ!』では食料品の買い物レシートの内容から、料理レシピの提案をしてくれるサービスがあるそうです。毎日の献立を考えるのに苦労する主婦の方には、嬉しい機能なのではないでしょうか。

家計簿アプリのデメリット

もちろん、いいことばかりではありません。家計簿アプリにも少しずつデメリットと呼ばれる部分はあります。

まず、アプリそのものというよりもiPhoneやスマホで管理する時の注意として、当然ですが充電が切れると使えなくなります。それに、携帯電話の操作に慣れていない人では、登録そのものが煩雑に思えてしまうかもしれません。銀行やカードの口座登録も、数が多ければ多いほど面倒に思えてしまうでしょう。

また、特に『マネーフォワード』のような資産管理も視野に入れた運用が可能となるアプリでは、情報漏えいがとても心配だと思います。独自のセキュリティを構築しているとはいえ、ハッキングの恐怖から抜け出せるわけではありません。もしも万が一、情報漏えいが起こってしまった場合はご自身の資産情報が広まってしまうかもしれません。

レシート撮影機能も便利なのですが、機械ですから誤認識が起こることもあります。うまく写真を認識してくれなくて、結局手入力になってしまった、ということも起こる可能性があります。『Dr.Wallet』は写真を見て人が入力してくれるので精度が高いのですが、自分の買い物情報を他人に見られることに抵抗がある方にはお勧めできません。

自分に合ったアプリで管理

他にも、使ってみたら少しずつ自分にとっての不都合、あるいは不安要素が見つかってくるかもしれません。上記で紹介した他の家計簿でも説明しましたが、どのような方法でもメリットやデメリットは存在します。アプリに関してはそれぞれに癖があるでしょうから、自分に合うかどうかは事前に調べたり、試しに1カ月ほど使ったりして確認するといいと思います。

家計簿アプリは家計簿をつけるだけではないその他の機能で差別化が図られています。無料でダウンロードできるアプリがたくさんありますので、家計簿ノートと比べるとお金もかかりませんし、ノートの置き場所に悩む必要もありません。また、すでにプログラムが出来上がっていますから、エクセルのように自分で家計簿表を作る必要もありません。そうしたアプリの特性を活かし、ご自分の性格や生活環境にあったアプリを利用して、ゆくゆくは貯金を増やせる家計管理を目指していきましょう。

無料家計簿 – 家計簿アプリ・資産管理も充実|マネーフォワード
参照元:マネーフォワード(2016年1月時点、著者調べ)

日本最大級!無料の家計簿アプリ・レシート家計簿「Zaim」
参照元:Zaim(2016年1月時点、著者調べ)

人気無料レシート家計簿アプリDr.Wallet|エクセルより簡単
参照元:Dr.Wallet(2016年1月時点、著者調べ)

レシーピ!|スマホでピッ!とレシート読み取り!簡単・楽しく・役に立つ!続けられる家計管理アプリ
参照元:レシーピ!(2016年1月時点、著者調べ)

まとめ

今回は3つの方法について、家計簿の作り方の例をご紹介しました。色々と説明しましたが、家計簿を作る上で大切なのは、まずは『長く続ける』ことです。そして最終的には『家計管理』と『貯蓄増額』、これに尽きると思います。家計簿は家計の無駄を見つけ出し、浪費していた分を貯金として残していくことですから、ただ漠然とつけ続けるだけではダメですからね。

家計簿をつけたいと思う理由も人それぞれでしょう。今の生活が苦しいから、将来の生活が不安だから、子どもたちの学費その他諸々が払えるか心配だから、欲しいものがあるからなどなどあると思います。そんな各々で掲げた初心を忘れず、目標を達成できるように家計簿をつけ続けてほしいと思います。