マイナンバーと就業規則の関係はどうなるの?気になる新制度を解説

マイナンバー!2016年の1月から本格的に始まった制度ですね。今後、わたしたちの生活にどのように影響していくのか、注目を浴びています。とはいえ、新しい制度であるゆえに、それにあわせるため、わたしたち個人や企業にどのような変更が必要でしょうか?この記事では、「マイナンバーと就業規則」に関して調べてみたいと思います。



マイナンバーとは?基本的な知識!

マイナンバーについて、あなたはどれだけ知っていますか?

「難しくて、よくわからない」
「いつか理解できると思う」
「生活が便利になる?」

このような答えの人が、多いかもしれません。はっきり言って、私は少し前まで、このレベルでした。あっという間に、制度の作成・施行がなされました。とはいえ、「マイナンバーを知らない」では、後で痛い目にあってしまうかもしれません。個人番号つまり「マイナンバー」は、わたしたち一人ひとりに配られた大切な個人情報です。ですから、使い方や使う場面について、よく知っておく必要があります。

もし、そうしなければ、犯罪に巻き込まれたり、損を被るかもしれません。それで、マイナンバーとそれに関係する「わたしたち・民間企業・行政機関」について、理解しましょう。まずは、マイナンバー制度を用いるきっかけとなった「背景」と、その「目的」について、見ていきましょう。



マイナンバーが必要になった理由

マイナンバーの始まり

現在、わたしたちの個人情報を、様々な機関(行政機関・地方自治体)がバラバラに管理しています。例えば、次のものがあります。

・住まい
・年金情報
・貯金額
・病院の診察履歴
・税金
・運転免許証

役所もそれぞれの機関が、情報を持っているため、わたしたちは何かの手続きをする場合、一つずつ必要書類を準備・提出して初めて、行うことができました。あなたは、これらの手続きが「面倒」と感じたことがありますか?感じたことがなくても、このマイナンバー制度によって、とりわけ、行政の効率化が見込めます。

マイナンバーを国民1人に1つの番号を割り当てることにより、必要な機関は、番号からわたしたちの個人情報を入手でき、行政業務の簡素化ができるようになります。情報の誤りなどが減り、わたしたちにとって、益が及ぶことも予想できます。

マイナンバーとは | 特集-マイナンバー:政府広報オンライン
参照元:政府広報オンライン(2016年1月、著者調べ)

マイナンバーの目的

先ほど、簡単にマイナンバー制度の目的などについて、ご説明しました。人によっては、マイナンバーによって、自分の個人情報が様々な人に閲覧できるような状態になってしまい、困るのではないか、という不安を抱いている人がいます。セキュリティーを設けても、どこから情報が流れてしまう危険もありますよね。

マイナンバーは、日本だけが取り組んでいる制度ではありません。すでに北米やヨーロッパ、また日本から近くのアジアの国々も、名前や内容が異なるものの、マイナンバー制度を利用しています。とりわけ、利用期間が長い国として、アメリカを取り上げることができます。いつから、アメリカは、この制度を実施しているのでしょうか?あなたは、ご存じですか?

なんとアメリカは、1936年からスタートし、現在も利用しています。これはつまり、第2次世界大戦の前から使用していることになります。アメリカなど、他国ではすでに使われているので、マイナンバー制度がもたらす「益」と「リスク」を研究することができています。人によっては、「アナログが一番安全」という人もいますが、この制度についての理解を深めて、自分で個人情報を守りたいと思いますね。

総務省|マイナンバー制度と個人番号カード|マイナンバー制度について
参照元: 総務省(2016年1月、著者調べ)

マイナンバー制度の将来

2016年の1月1日から運用が始まっている「マイナンバー制度」。多くの人が去年の10月頃から通知カードを受け取り、自分や家族が何番なのか、知ることができています。では、この個人番号は、2016年よりあらゆる機関で使われていますか?いいえ、最初の年は、3点のみの限定的な利用になります。あなたは、ご存じですか?

・税
・社会保障
・災害対策

これら3つだけのスタートです。これ以外の利用は、今のところできません。近い将来、他でも使われるでしょう。今後に備え、様々な法令の変更が考えられるので、最新の情報を入手し続けるのは、大切です。

以上で、マイナンバーの基本的なことを理解できましたね。では、この記事の「就業規則」とマイナンバーはどんな関係になるのでしょうか?就業規則というわけですから、今あなたや夫がある会社で働いているなら、私たちにどんな影響を及ぼすのでしょうか?次の4つの質問を、一つ一つ見てみましょう。

・「誰が・いつ・何を」する必要があるの?
・考慮しなければならない理由は?
・事業者はマイナンバーをどのように扱う必要があるの?
・番号を提出したくないという人がいたら?

マイナンバー制度はいつから始まる?開始時期と今後のスケジュールについて | マイナンバーの対策、管理ならマイナンバー推進協議会
参照元:マイナンバー推進協議会(2016年1月、著者調べ)

マイナンバーと就業規則【基本の4点】

①「誰が・いつ・何を」する必要があるの?

マイナンバーに関係する「機関や人」は、次の3つです。

・従業員とその扶養親族
・民間企業(勤めている会社)
・行政機関

企業は、従業員と扶養親族のマイナンバーを集めて、それを関係する「社会保険庁・税務署」などに、書類で提出しなければなりません。就業規則にマイナンバーについての規則を含めれば、従業員たちは、個人番号を会社に提示しなければならないと考えて、協力するでしょう。

とはいえ、元々ある「就業規則」を変更するには、かなりの努力が必要でしょう。まずは、企業側がマイナンバーについて、細かく知っていなければなりません。また、理解した情報に基づいて、就業規則の変更をすることでしょう。しかし、うれしいことに、会社側に援助してくれる機関などがあります。その方法は、大きく分けて、2つあります。

・専門家に聞く
・国に助けてもらう

「専門家」とは、社会保険労務士という資格を持つ人のことです。彼らの助けを受けて、就業規則を「変更・修正」できるでしょう。また、「国」は企業に対して、何もしていないわけではありません。フリーダイヤルを設けて、電話で質問することができます。これは、無料で利用できます。使える手段を利用しましょう。電話番号は「0120-95-0178」です。

多くの企業が、就業規則にマイナンバーに関する内容を含めています。それでも、注意しなければならない点があります。それは、企業はマイナンバーの提示を従業員たちに「強制させる」ことができないということです。それは、なぜでしょうか?国は、関係書類を行政機関に個人番号の提出を義務付けているのではないでしょうか?理由がいくつかあります。

これでスッキリ!マイナンバーと就業規則の関係 – マオ社労士事務所(東京都北区)
参照元: マオ社労士事務所(2016年1月、著者調べ)

②提示を強制することができない

一つ目に、マイナンバーは、「個人のプライバシーと関係している」点です。人によっては、事細かに、企業に教えたいとは思わないことでしょう。他国では、マイナンバーに関する犯罪が起きていることを考えれば、なおさらです。ですから、会社には、社員にマイナンバーの提出を強制する力はありません。

二つ目に、国自体が、事業所が公共機関へ提出する書類に、マイナンバーの記載を「努力義務」としている点です。これはつまり、「個人番号の提出を希望するが、無理であれば大丈夫」と言っていることになります。協力して欲しいが、無理やり提示しなくても良いわけです。

三つ目に、会社の利益を考えて、「強制しない」点です。あなたは、奴隷のように会社で働きたいですか?個人の自由が全くない企業では、働きたくないでしょう。もちろん、ルールは必要ですが、従業員を縛り付けた状態では、のびのびと働けないでしょう。会社と従業員が良い関係であって初めて、会社として一層良い循環が生まれます。お互いの信頼を深めるほうが良いでしょう。それゆえに、「強制して個人番号の提示を求めない」のです。

マイナンバーを会社に提出する義務はあるの?拒否した場合の罰則は?
参照元: 気になるノート(2016年1月、著者調べ)

③マイナンバーを提示が必要な企業

先ほど、法律でマイナンバーの記載を義務付けているとはいえ、無理して従業員に提示を求めなくても良いことがわかりましたね。会社自体は、国と従業員との間にあって、難しい立場にあります。ある企業に対して、マイナンバーの提出義務があります。それは、労働基準法に記されています。

その89条を確認すると、「従業員10名以上の事業所」にマイナンバー記載の「書類作成と届出」が義務付けていることがわかります。この「事業所」のとは、支社や営業所です。会社単位ではありません。田舎の方にある小さな支社も、これに当てはまるなら、提出しなければなりません。

また、「従業員」とは、正社員だけを意味しているわけではありません。「派遣社員・パート・アルバイト」を含む従業員のことです。また、実際に自社に所属していなくても、他から講演のために来てくれた人や、借地代を支払っている人からも、マイナンバーを取得しなければなりません。この点も、関係する人すべてに、説明しなければなりません。

あなたがもし、ある企業に所属しているなら、その会社の規模はどのくらいですか?支所や営業所のサイズはどうでしょうか?もし、マイナンバー法があてはまる会社に所属しているなら、できるだけ協力したいですね。

マイナンバー制度対応と就業規則 | マイナンバー制度対応サポート
参照元: マイナンバー制度対応サポート(2016年1月、著者調べ)

④事業者はマイナンバーをどのように扱わなければならないの?

もし、企業がマイナンバーの説明も利用手段についても伝えず、「とりあえず個人番号を提示しろ」と言われたなら、あなたはそれに従いますか?私は、イヤです!企業がそれを、何に使うのかもわかりませんし、提示した後、後に悪用されても、何の釈明もないでしょう。不安です。そうならないように、企業はマイナンバーの「利用・管理」について、従業員たちに通知しなければなりません。

事業者がマイナンバーの扱い方法が、「番号法」に記されています。例えば、どのようなことが義務付けていますか?

・利用目的を特定する
・特定した範囲のみ番号を取り扱える
・当初の目的と異なる場合、本人通知が必要

3つ目の「当初の目的と異なる場合、本人通知が必要」に関して、「個人情報保護法」の18条に「利用目的の通知・公表が必要」とあります。そうするなら、利用目的を変えずに、個人情報の利用ができます。「本人通知」とありますが、どのような手段で通知ができるでしょうか?あなたの会社では、どのように行っていますか?

特定個人情報保護委員会より、3つのアドバイスがあります。

・社内LANを利用する
・書類で通知する
・就業規則に記載する

ここから、何がわかりますか?

■就業規則を変更しても、しなくても良い

むしろ、「就業規則にマイナンバーの提示を求めることを明示したほうが良い」という程度です。もし就業規則にマイナンバーについて記載していないなら、どのような弊害が生じるでしょうか?マイナンバーの利用方法の変更があるたびに、書類を再作成し、従業員に提示しなければなりません。これは、通常の業務の他に、付加的な仕事をしなければならないということです。それで、多くの企業は、義務ではありませんが、就業規則に「マイナンバーの利用と管理」について、明示するのです。

これでスッキリ!マイナンバーと就業規則の関係 – マオ社労士事務所(東京都北区)
参照元: マオ社労士事務所(2016年1月、著者調べ)

⑤番号を提出したくないという人がいたら?

ここまでで、個人番号を従業員は企業に、提示することも、断ることもできるということがわかりました。しかし、会社側から見れば、余分な業務をしたくないですよね。では、従業員の幾人かが、「番号を提出したくない」と主張したら、どうしたら良いでしょうか?方法は、2つあります。

・提示が義務であることを従業員に説明する
・提示が受けられない理由を行政機関に説明する

二つ目の方法は、行政機関に提出する書類に、マイナンバーの記載を法律で義務付けていることを説明しても、個人番号を提示してくれない場合です。これは、従業員に番号の提供を求めた経過を記録した情報を、税務署などに提出するのです。この方法で、行政機関は理解してくれるのでしょうか?これは、可能です。税務署が個人番号の記載がない書類を「受理しない」ということはないようです。

では、次の部分では、実際に就業規則に、どのようにマイナンバーについて記載できるか、例を3つ取り上げます。

1月 1970のトピックス | 弁護士法人 三宅法律事務所
参照元:三宅法律事務所(2016年1月、著者調べ)



マイナンバーを就業規則に含められる【3つの方法】

①従業員採用の提出書類に含める

方法の一つ目は、新しく従業員を雇う際に、その人に会社に提出すべき書類の一つに、「個人番号」も含めるというものです。このようにすると、あまり抵抗なく、番号の提示をしてくれるかもしれませんね。どうしても、提示してほしい場合は、「提示しないなら、採用の取り消しなどもある」ことを、明示できるかもしれません。

②従業員に提出を促す

二つ目の方法は、これです!現在、働いている従業員に、マイナンバーの提示を求める際には、その「利用目的」を記せば、協力してくれるかもしれません。「何のために個人番号が使うのか・国の法律に従った利用目的なのか」がわかると、従業員側が安心するでしょう。また、「社会保障・税など」の書類に、個人番号の記載しなければならないことも、記載できるでしょう。

③会社側の規定

最後に、「会社側の規定」にマイナンバーの利用と管理を、明示する方法です。

・従業員が提示してくれたマイナンバーをどのように利用するのか
・個人番号をどのように管理するのか

これらも、従業員が会社に対しての信頼を高めるのに有効と言えます。法令が定める「利用目的」以外には、決して利用しないことを説明できます。

マイナンバーで就業規則が変更に?企業に求められる対応
参照元:経営ハッカー(2016年1月、著者調べ)

まとめ

いかがでしたか?「マイナンバーと就業規則」の関係について、理解することができましたね。ポイントを、覚えていますか?

・企業は、行政機関に社会保障と税に関して、従業員から受け取った個人番号を書類に記載しなければならない
・マイナンバーのために就業規則を変更しなくてもよい
・企業はマイナンバーの提示を従業員に強制することはできない
・従業員にマイナンバーの提示を協力してもらうというスタンスが必要

就業規則の変更に関しては、社会保険労務士や国の機関に援助を求めるなら、会社にとって最善の規則を作れることもわかりましたね。私は会社員なので、企業にできるかぎり協力したいと思います!