マイナンバーの収集!企業は何をすればいいの?方法を大公開します!

マイナンバー制度が2016年の1月から始まっていますね。導入前から、事前の準備を含め、わたしたちや企業が様々な調整を加えなければならない分野です。その中でも、この記事では「マイナンバーの収集」に関して見ていきたいと思います。関係するすべてのことを、わかりやすくご説明しますね!



マイナンバーというけど、実際にはどんな制度?

マイナンバーという名前をよく聞くので、名前自体は多くの人が知っていますが、大切な「内容」に関しての理解ができていない人はたくさんいます。実際、わたしも友人に説明してもらったり、独自に調べたりした結果、なんとなく理解できるようになりました。あなたのマイナンバー制度への理解度は、どうですか?他の人に説明できるレベルでしょうか?

理解度が「ある・ない」にかかわらず、少しマイナンバーの意味などを、簡単に見てみましょう。目的としては、国民すべてが公平で公正な生活ができるようにするための制度です。マイナンバーの別名「個人番号」は、住民票を持つ人すべてに、1人一つの番号を割り当てます。その番号は、12桁となっています。

2015年の10月より通知が始まり、2016年の1月1日より、限定的にマイナンバーを使用します。限定的とは、次の3つの分野のみです。

・社会保障
・税金
・災害対策

今後、さらに拡大する予定となっています。この制度は、国民すべての益となるシステムとなるでしょうか?そのためには、わたしたちもできることがあります。それは、このマイナンバーを理解することです。知っていれば、やり忘れや知らなかったという害を被ることはありませんね。ですから、一緒に1つずつ理解を深めていきましょう。

この記事では、マイナンバーに関係する一つの分野を見てみます。それは、「マイナンバーの収集」についてです。わたしたちのマイナンバーを「誰が・何の目的で・いつ」収集するのでしょうか?気になる疑問を調べてみましょう。

マイナンバーとは? あなたが誰かに番号を聞かなくてはいけないことも
参照元:ハフィントンポスト(2016年1月、著者調べ)



知らなければ大変?マイナンバー収集の基本3点

①理由【マイナンバー収集】

■マイナンバーの収集 → 民間企業が従業員とその扶養家族から、法的手続きのためにマイナンバーを集めること

理由を理解する前に、「収集」とは何かを知っておきましょう。国語の授業ではありませんが、これがわかると、続く記事内容の理解が深まるので、触れてみたいと思います。収集の意味は、マイナンバーを紙やコンピューター上で「メモ」をとったり、「コピー」をとったりすることを言います。個人番号の提示と、それを「確認」するのは、収集ではありません。

次に「収集は誰がするか」ですが、それは民間企業が実施します。マイナンバーの収集は行政機関が直々してはいないのですね。民間企業は、誰からマイナンバーを収集するのでしょうか?それは、その企業で働く、従業員とその扶養者から行います。これから想像ができるように、大会社で人の出入りが激しい企業は、マイナンバー制度対策のために膨大な労力を必要であることがわかります。

なぜ、民間の企業が個人からマイナンバーを収集する必要があるのでしょうか?それは、個人番号が適用される様々な分野の法的手続きのために、必要だからです。2016年の場合は、「社会保障・税分野」など書類の提出のために、マイナンバーを記載しなければなりません。これにより、実施し始めは大変ですが、後々、行政機関での手続きの簡素化を見込むことができます。

この収集は、従業員のみではありません。関係する「外部の人」からも、収集する可能性があります。どのような場合、外部の方からも必要となるのでしょうか?条件があります。それは、その外部の人に「報酬を支払う」場合のみです。どんな状況で報酬の支払いと受取りが生じるのでしょうか?

ある企業によっては、外部の人を呼んで「講演」をしてもらったり、「原稿の執筆」をお願いしたりするかもしれません。その場合、仕事として報酬を支払いますよね。その報酬により、税金の源泉徴収を行う場合、それは税務署に提出しなければなりません。それで、お願いした「外部の方」のマイナンバーを教えてもらうのです。

マイナンバー実務に備える方法|収集編
参照元: 行政書士やまのそうま法務事務所(2016年1月、著者調べ)

②方法と時期【マイナンバー収集】

続いて、マイナンバーの収集を、民間企業は「いつ」収集するかについて見てみましょう。あなたは、いつ収集をすると思いますか?マイナンバー制度を実施する「前」でしょうか?それとも、それ以外の時でしょうか?収集は、2つあります。

・事前収集 → 2015月10月~
・通常の収集 → 2016月以降

2015年の10月から、国民に通知カードが届くようになっていました。通知カードにマイナンバーの記載があり、2016年のマイナンバー制度が始まる前から、企業は収集をすることができました。必須ではありませんが、早めに取り組めるなら、後々スムーズにシステム移行ができるようになります。

あなたが会社に勤めている場合、もうマイナンバーについて、会社から個人番号の提示を求められましたか?それとも、まだでしょうか?どちらであっても、心配いりません。この「事前収集」は行わなければいけない必須事項ではありません。行政に提出する番号記載が必要な書類の「提出日」までに収集すればよいのです。

それでも、できるだけ早く収集するなら、企業にとっては楽となるでしょう。余裕を持ったスケジュールを立てるなら、通常行う業務と共に、マイナンバー制度への対応も可能になります。

収集の2つ目は、2016年の1月以降になされる、「通常の収集」です。これは、次の3つの場面です。

①従業員の雇用
②従業員の退職
③支払調書の交付

これらは、必要な時に、その都度行わなければなりません。三番目の「支払調書の交付」とは、先に述べた「外部の方」への報酬がなされ、それに基づいて税金の源泉徴収が行われた際に、マイナンバーを外部の人に提示を求め、必要な書類に個人番号を記載します。

NTT東日本 | 1.従業員等のマイナンバー収集 | 企業がすべきこと | マイナンバー制度 徹底攻略
参照元: NTT東日本(2016年1月、著者調べ)

③条件【マイナンバー収集】

続きまして、「収集可能な条件」についても、考えましょう。企業は、「いつでも・誰にでも」収集できるわけではありません。どんな条件であれば、収集できると思いますか?

■条件
・社会保険や税金に関係した業務にのみ収集可能

これ以外の理由で、マイナンバーを収集することはできるのでしょうか?収集と保管は、「違法」となります。わたしたちが従業員であれば、この場合、提示の必要はありません。企業側としては、どのようにすれば、個人番号が必要な際、スムーズに収集できるでしょうか?一つの案として、このような方法はいかがでしょうか?

・収集目的を事前に提供者に説明する

例えば、「源泉徴収票のために必要です」とか「健康保険や厚生年金の手続きで必要です」と説明を受けるなら、わたしたちはどう感じるでしょうか?必要な目的のために、マイナンバーを求めていると理解できて、安心できますね。わたしたちが、企業側であれ、従業員であれ、「収集可能な条件」を知っておきましょう!

次に、マイナンバーに関して、多くの人が抱く「5つの疑問」を1つずつお答えしましょう。

マイナンバーの収集、その手続をわかりやすく解説 | マイナンバーの基礎知識
参照元: MFクラウドマイナンバー(2016年1月、著者調べ)

【Q&A】マイナンバー収集について「5点」

①民間事業者はマイナンバーを取り扱いますか?

■答え → 取り扱う

ここまで見てきたように、すべてを国民が直接、行政機関と手続きをするのではないということがわかりましたね。民間企業がわたしたちの「マイナンバー」を取り扱う場面として、2つあります。

一つは、「会社内の従業員」に関係した場面です。手順は次のようになっています。

①従業員やその扶養家族のマイナンバーを収集
②源泉徴収票や被保険者資格取得書などの「各種届出書」に個人番号を記載
③行政機関に書類の提出

二つ目は、「外部の機関や個人」が関係する場合です。支払調書に、マイナンバーの記載が必要になってきます。

・証券会社や保険会社が作成した支払調書
・会社の外部の人や企業にお願いした「原稿料」などの支払調書

これらの場面からわかるように、民間企業も個人番号を取り扱い、「利用・保管」が行われることがわかりますね。

マイナンバー(社会保障・税番号)制度における民間事業者の対応|いわき市
参照元: 福島県いわき市ホームページ(2016年1月、著者調べ)

②帳票の詳細はいつ決まりますか?

■答え → 個人で公表情報を確認する

マイナンバーを記載する必要のある帳票の詳細がわからないと、現在利用の書類と書き方がわかりませんね。それぞれ関係する届出書類の詳細は、自分で確認し、それにしたがって記入しなければなりません。確認すべき「ホームページ」は、各々異なっています。

・国税や地方税に関係する帳票など → 国税庁や総務省
・社会保障に関する書類 → 厚生労働省

部門ごとに、調書や届出書類の様式は異なるのですね。ホームページで確認するなら、最新の帳票に従って、マイナンバーの記載などができます。

事前の情報提供分|お知らせ|国税庁
参照元: 国税庁(2016年1月、著者調べ)

総務省|マイナンバー制度と個人番号カード|地方税分野におけるマイナンバーの利用
参照元: 総務省(2016年1月、著者調べ)

事業主の皆さまへ |厚生労働省
参照元: 厚生労働省(2016年1月、著者調べ)

③マイナンバーで個人情報の管理ができますか?

■答え → 必要な場合はできる

その管理が「必要な手続きのため」であるかどうかで、答えが異なってきます。2016年に始まった時点では、「社会保障・税・災害対策」の3点での個人番号利用が必要です。しかし、それ以外の目的で用いることは、できません。個人情報を含む「マイナンバー」の利用は、簡単にできるものではありません。

ですから、必要な手続き以外の場面で、次の3つはできません。

・マイナンバーの提供を求める
・個人番号を収集する
・マイナンバーを保管する

これらは、NGです!管理ではありませんが、一時的な利用は可能です。どのような利用でしょうか?例えば、顧客の「本人確認」を行なう時です。本人確認は、メモしたりコピーしたりはしませんね。身分証明書の代わりとして個人番号カードを使うことがあるでしょう。これは、違法になりません。

マイナンバーカードの裏面には、番号の記載があります。この番号を「必要目的以外」で、書き写したりコピーしたりはできません。

マイナンバー最前線 – 【マイナンバーを読み解く素朴な疑問】Q6:企業が顧客管理などにマイナンバーを使ってもよい?|企業の課題解決ナビゲーター 民間事業者のためのマイナンバーSCOPE
参照元:日経BPイノベーションICT研究所(2016年1月、著者調べ)

④マイナンバーの取り扱い業務を委託したりできますか?

■答え → 委託可能

委託に関して、業務の「すべて・一部」どちらもできます。委託や再委託ができるといっても、条件があります。

・委託を受ける者 → マイナンバーを正しく扱うなら業務を行える

マイナンバーの取り扱いは、委託する側も、委託された側も、正しく用いる責任があります。そうしないなら、重い罰を受けることになります。委託を行った側の許可を受けるなら、再委託もすることができます。「委託・代行」という言葉は、あまり好きではありませんが、個人情報の正しく用いられるなら、少し安心できますね。

・委託を行う者 → 委託を受けた者を監督する責任

当然のことですが、個人情報を安全な状態で管理するためには、委託をする者も「委託した後は全く関与しない」ということをしてはいけません。定期的に、委託を受けた者を適切に監督しなければなりません。「委託をしたら個人情報が漏れた」などという評判を得たい業者や人はいませんよね。自分でやるにせよ、委託するにせよ、個人番号を適正に扱わなければなりません。

事業者のみなさまへ | 特集-マイナンバー :政府広報オンライン
参照元: 政府広報オンライン(2016年1月、著者調べ)

⑤小規模な事業者もマイナンバーの保護措置を設けない?

■答え → 事業の大小にかかわりなく必要

行政機関とのやりとりは、事業者のサイズにかかわらず、行なわなければなりません。その際にマイナンバーを扱います。そのようになると、個人情報を扱う責任として、特定個人情報の保護措置を講じなければなりません。実際のところ、規模の小さな事業者は、個人情報保護法の義務の対象外となっています。

しかし、番号法の義務は、すべての事業者が適用し、大切な「個人番号」を正しく扱う責任があります。当然ですよね。

マイナンバーの収集に関して、他にも理解しておくべきことがあります。知っておくと良い「3つ」の面を最後に取り上げましょう。

ガイドライン
参照元:個人情報保護委員会(2016年1月、著者調べ)



マイナンバーの収集に関してのプラス情報

①本人確認

マイナンバーの収集には、「本人確認」という大切な作業を怠ってはなりません。「マイナンバーの悪用・異なる番号や情報記載」の可能性があるからです。この「本人確認」は、どのようになされるのでしょうか?2つの確認が必要です。

・身元確認
・番号確認

これらの確認は、どのようにできますか?個人番号が「ある・ない」で少し異なります。

・個人番号あり → マイナンバーがあれば、これ一つで可能
・個人番号なし → 運転免許証などと通知カードなどの2つが必要

「個人番号なし」の場合ですが、運転免許証やパスポートを用いて「身元確認」をします。「番号確認」は、マイナンバーの通知カードや、マイナンバー記載の住民票が必要です。どちらの確認により、「番号が正しいか・本人かどうか」確かめることができますね。

②マイナンバー【管理】

民間企業は、マイナンバーを扱うのですが、その際「管理」も必要な場合があります。正しく管理できないならどうなりますか?個人番号や情報が、他に漏れてしまい、犯罪に使われてしまうかもしれません。このように正しく管理せず、違反をしてしまうと、厳しい罰則となるので、企業は多大の努力をして、マイナンバーのための新たなシステムの構築を必要としています。

どのような場合に、企業はマイナンバーを正しく管理しなければならないでしょうか?2点あります。「一つ目」は、翌年度以降もある従業員を継続的に雇用していく契約をしているなら、管理し続けなければなりません。「二つ目」に、所管法令によって一定期間の保存が義務となっているため、管理必要です。

この管理に関しては、今後ますますマイナンバーが広範囲に利用されていくと、企業には大きな負担となるでしょう。どのようなことにも言えることですが、システムの大きな変化には、するべき業務が増えるのは、仕方のないことですね。

③マイナンバー【破棄】

最後に「マイナンバーの破棄」に関して、取り上げます。どのような場合に、利用し保管していた個人番号を「破棄」しないといけなくなるのでしょうか?

・従業員の退職
・事務で利用しなくなった
・保存期間を経過

この3つの場面で、マイナンバーの破棄をしなければなりません。とりわけ「速やかに」破棄しなければなりません。問題が起きてからでは遅いですし、個人番号は、わたしたちの大切な個人情報が詰まったものですので、「破棄」を含め、正しく扱わなければなりませんね。

NTT東日本 | 2.収集方法・本人確認・保管・破棄 | 企業がすべきこと | マイナンバー制度 徹底攻略
参照元:NTT東日本(2016年1月時点、著者調べ)

まとめ

いかがでしたか?民間企業がする「マイナンバーの収集」について、一緒に見ることができましたね。わたしたちは、自分の個人情報が悪用されたり、全く知らない他人に知られたりすることを望みません。ですから、会社の大小にかかわらず、企業が適切なマニュアルやセキュリティーシステムを利用すればよいですね。

企業とはいえ、人が動かしているものなので、誤りがありますよね。ですから、マイナンバーに関して、注意深く提示をしましょう。わたしたちが理解しているなら、安心してマイナンバーを使えます。今後、この番号の利用が拡大するので、今から良い準備をしていきましょう!